Devis de prothèse : le remettre au fauteuil ou l'envoyer par mail ?

Le praticien vient de proposer une couronne ou un bridge, et le patient attend son devis. L'assistante le lui remet-elle avant qu'il quitte le fauteuil, ou l'envoie-t-elle par mail le soir même ? Les deux façons de faire ont leurs avantages. Un devis dentaire par mail laisse au patient le temps de lire chez lui, alors qu'un devis remis au fauteuil permet de répondre tout de suite à ses questions. Cet article compare les deux, puis propose une façon de les combiner.

Les règles du devis, quel que soit le moment

Le moment de la remise ne change rien au contenu du devis. Pour une prothèse, le praticien utilise le modèle de devis conventionnel, qui précise le lieu de fabrication, les alternatives éventuelles et une date de validité.

Le devis doit donc être complet avant de partir, sur papier comme par mail. Le praticien le relit, et l'assistante vérifie la dent concernée et les montants. Des modèles préparés pour les plans de traitement courants font gagner ce temps : l'article sur la gestion administrative propose des modèles de devis prêts à servir.

Remettre le devis au fauteuil

Remis au fauteuil, le devis s'accompagne d'une explication immédiate. Le patient pose ses questions pendant que le praticien a le plan de traitement en tête. Il repart avec un document en main, et le cabinet sait qu'il l'a bien reçu.

Cette façon de faire a aussi ses limites.

• Après une séance de soins, le patient n'est pas toujours en état de lire un document plein de montants.
• L'explication allonge le rendez-vous, et le fauteuil suivant attend.
• Le patient peut vouloir en parler chez lui ou interroger sa complémentaire santé avant de décider.
• Un devis papier se perd, et le cabinet en refait un exemplaire.

Le devis remis au fauteuil convient bien aux plans de traitement simples, que le patient comprend en quelques minutes.

Envoyer le devis dentaire par mail après le rendez-vous

Envoyé par mail, le devis arrive chez le patient au calme. Il le lit à son rythme, le montre à un proche et le transmet à sa complémentaire santé pour connaître son remboursement. Il garde une copie facile à retrouver.

Pour le cabinet, l'envoi libère le fauteuil et l'accueil. L'assistante prépare le devis à un moment choisi, par exemple en fin de matinée, plutôt qu'entre deux patients.

Les limites tiennent surtout à l'explication. Un devis lu seul soulève des questions, qui reviennent ensuite par téléphone. Un mail peut aussi arriver dans les indésirables ou s'oublier dans une boîte pleine. Enfin, il transporte des données de santé, ce qui demande quelques précautions.

Sécuriser l'envoi d'un devis par mail

Un devis de prothèse porte le nom du patient et son plan de traitement : ce sont des données de santé. Il ne part donc jamais par un e-mail non sécurisé. Protégez le fichier par un mot de passe avant l'envoi, c'est-à-dire chiffrez-le. Donnez ensuite ce mot de passe par un autre moyen, un SMS par exemple, ou de vive voix au fauteuil.

Deux vérifications évitent la plupart des erreurs d'envoi. Faites relire au patient son adresse e-mail pendant le rendez-vous. Puis prévenez-le qu'un mail va arriver, avec l'objet qu'il portera.

Le corps du mail reste court, sans le traitement ni les montants : tout reste dans le fichier protégé. En voici un exemple, à adapter.

« Bonjour, voici le devis présenté lors de votre rendez-vous de ce jour. Le fichier est protégé par le mot de passe donné au cabinet. Sa date de validité figure en première page. Pour toute question, répondez à ce message ou appelez l'accueil. »

Expliquer au fauteuil, envoyer ensuite

Le plus simple combine les deux façons de faire. Au fauteuil, le praticien explique le traitement proposé et les alternatives, à l'écran ou sur un résumé imprimé. Le devis complet part ensuite par mail le jour même, chiffré, avec le mot de passe transmis à part.

Les rôles se répartissent sans difficulté. Le praticien explique le traitement, car le devis le décrit. L'assistante reprend le reste à charge, la date de validité et la façon de rendre le devis signé.

En pratique, l'enchaînement tient en quatre étapes.

1. Au fauteuil, le praticien présente le traitement et les alternatives sur un résumé.
2. À l'accueil, l'assistante fait relire l'adresse e-mail et donne le mot de passe.
3. Le jour même, le devis complet part par mail, chiffré.
4. Dans la liste des devis en attente, l'assistante note la date d'envoi et la relance prévue.

Prenons un cabinet de deux praticiens qui pose surtout des couronnes et des bridges. L'explication au fauteuil dure quelques minutes, sur un résumé. L'assistante envoie les devis complets en fin de journée, en une seule fois. Le patient lit chez lui un document qu'il a déjà compris.

Suivre les devis en attente de signature

Un devis envoyé n'est pas encore un devis signé. Tenez une liste des devis en attente, avec la date d'envoi, la date de validité et la date de relance prévue.

• Relancez une fois avant la fin de validité, en proposant de répondre aux questions.
• Notez dans le dossier la réponse du patient, même quand il refuse ou reporte.
• Préparez un nouveau devis si le patient revient après la date de validité.

Un moment fixe chaque semaine suffit pour tenir cette liste à jour.

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