Commande au laboratoire de prothèse : fiche papier, mail ou plateforme en ligne ?

Dans un même cabinet, une commande au laboratoire de prothèse dentaire part encore souvent de trois façons. Elle passe par une fiche papier glissée avec l'empreinte, par un mail avec des fichiers, ou par la plateforme en ligne du laboratoire. Chaque canal transmet les mêmes informations, mais il ne laisse pas la même trace au cabinet. Il ne permet pas non plus de suivre l'avancement de la même manière. Cet article compare les trois du point de vue de l'assistante dentaire, puis vous aide à choisir avec chaque laboratoire.

Les informations que transmet une commande au laboratoire de prothèse

Quel que soit le canal, le prothésiste doit recevoir la même chose pour commencer le travail sans appeler le cabinet :

• le nom du praticien et celui du cabinet ;
• l'identité du patient, ou la référence convenue avec le laboratoire ;
• le travail demandé, tel que le praticien l'a prescrit, avec la ou les dents concernées ;
• la teinte, et les photos de teinte quand le praticien en a pris ;
• l'empreinte, dans sa boîte pour une empreinte physique, ou sous forme de fichier ;
• la date de pose prévue, et donc la date de retour attendue au cabinet.

Un canal se juge donc sur trois questions simples. Fait-il passer tous ces éléments ensemble, sans en perdre un ? Laisse-t-il une copie que l'équipe retrouve depuis le dossier du patient ? Permet-il de savoir où en est le travail sans décrocher le téléphone ?

La fiche papier qui part avec l'empreinte

La fiche papier reste le canal le plus simple. Elle part dans le même sachet que l'empreinte physique, remise au coursier ou au transporteur du laboratoire. Le prothésiste la reçoit avec le travail, sans aucun outil à ouvrir. Le laboratoire fournit parfois son propre modèle de fiche, que l'équipe finit par connaître par cœur.

Ses limites apparaissent après le départ du sachet. Une écriture rapide se lit mal, et une case oubliée déclenche un appel du laboratoire. Sans photocopie ni scan, le cabinet ne garde aucune trace de ce qu'il a demandé. Pour savoir où en est le travail, il ne reste que le téléphone.

Si vous gardez ce canal, scannez chaque fiche avant le départ et classez-la dans le dossier du patient. Notez aussi dans l'agenda la date de départ et la date de retour attendue.

Le mail, avec les fichiers d'empreinte

Le mail fait passer ce que le papier ne peut pas porter. Quand le praticien prend l'empreinte avec une caméra en bouche, elle devient un fichier en trois dimensions que le laboratoire ouvre dans son logiciel. Le mail transporte ce fichier, la fiche en pièce jointe et les photos de teinte. Il laisse en plus une trace datée de l'envoi.

Cette trace se disperse pourtant vite. Elle reste dans la boîte de la personne qui a envoyé le mail, et les réponses du laboratoire arrivent au milieu du reste du courrier. Un fichier d'empreinte peut aussi dépasser la taille admise pour une pièce jointe. Le suivi de l'avancement repose enfin sur une réponse au mail ou sur un appel.

Pour que le mail fonctionne, envoyez toutes les commandes depuis une adresse commune au cabinet, jamais depuis une adresse personnelle. Écrivez un seul mail par commande, avec un objet toujours construit de la même façon : la référence du patient, le travail et la date de pose.

La plateforme en ligne partagée avec le laboratoire

Une plateforme en ligne est un espace web où le cabinet dépose la commande et où le laboratoire la reçoit. La fiche, les fichiers d'empreinte et les photos y restent rangés ensemble, commande par commande. Certains outils y affichent aussi l'avancement du travail : commande reçue, en fabrication, expédiée. L'assistante peut alors vérifier une date sans appeler.

Ce canal demande un peu d'installation. Chaque personne qui passe des commandes a besoin d'un accès, et l'équipe doit prendre l'habitude d'y déposer chaque travail. Quand chaque laboratoire a sa propre plateforme, les identifiants se multiplient, et l'historique se répartit entre plusieurs sites.

Avant de l'adopter, posez trois questions au laboratoire. Quels fichiers et quelles photos la plateforme accepte-t-elle ? Comment le cabinet apprend-il qu'une commande a été expédiée ? Le cabinet peut-il télécharger l'historique de ses commandes s'il change de laboratoire ?

Protéger les données du patient à chaque envoi

Une fiche de travail, une photo de teinte ou un fichier d'empreinte rattaché au nom d'un patient contient des données de santé. Le canal choisi doit donc les protéger chaque jour, sans effort particulier pour l'équipe. Avec le papier, la protection tient au sachet fermé et au transporteur. Avec une plateforme, elle tient aux accès donnés à chaque personne.

Le mail demande le plus d'attention. Ne faites jamais partir une commande par un mail non sécurisé. Chiffrez le fichier, c'est-à-dire protégez-le par un mot de passe, puis donnez ce mot de passe au laboratoire par un autre moyen, un SMS par exemple.

Comparer les trois canaux

Le tableau suivant reprend les trois questions du début, plus l'effort demandé à l'équipe.

Aucun canal ne gagne sur toutes les lignes. La fiche papier convient à un cabinet qui prend des empreintes physiques et travaille avec un seul laboratoire proche. Le mail dépanne pour un envoi ponctuel de fichiers. La plateforme en ligne prend l'avantage dès que les empreintes sont numériques et que le suivi des travaux coûte des appels.

Choisir un canal et s'y tenir avec chaque laboratoire

Le choix se fait laboratoire par laboratoire, avec le prothésiste. Partez de la façon dont le cabinet prend ses empreintes, puis demandez au laboratoire comment il préfère recevoir les commandes. Un cabinet de deux praticiens qui travaille avec deux laboratoires peut très bien garder la fiche papier avec l'un et la plateforme avec l'autre.

Le principe reste celui de la gestion administrative du cabinet : un seul canal pour toutes les commandes d'un même laboratoire. Écrivez la règle sur une page, rangée près du poste de l'assistante. Elle indique le canal de chaque laboratoire, la personne qui envoie les commandes et celle qui vérifie les retours. Elle précise aussi le moment de la journée où l'équipe contrôle les travaux attendus.

Revoyez cette règle quand le cabinet change de pratique, par exemple le jour où il passe aux empreintes numériques. Prévenez alors chaque laboratoire et fixez une date de bascule, pour qu'aucune commande ne parte par deux canaux à la fois.

Assistdent et les commandes au laboratoire

Assistdent est une plateforme en ligne pour les cabinets dentaires, qui s'installe à côté de votre logiciel actuel, comme Logos, Veasy ou Julie, sans le remplacer. Le flux laboratoire réunit les commandes de prothèses, leur avancement et les fichiers d'empreinte 3D. L'assistante voit où en est chaque travail sans appeler le laboratoire. Rien n'est à installer sur un serveur : une adresse web et un identifiant suffisent.

Pour voir comment ces commandes s'organisent avec votre installation, vous pouvez demander une démonstration de 30 minutes en visio, sans engagement.