Gestion administrative du cabinet dentaire : gagner du temps

Les soins se terminent à 19 heures, mais la journée continue. Il reste des feuilles de soins à signer, deux devis à relancer et une couronne dont le laboratoire n'a pas donné la date de livraison. Ces tâches ne soignent personne, et pourtant elles occupent le praticien comme l'assistante. Cet article passe en revue l'agenda, les devis, la télétransmission et les échanges avec le laboratoire, et donne pour chacun des moyens simples de l'alléger.

Moins d'appels pour l'agenda

À l'accueil, chaque appel pour prendre, déplacer ou confirmer un rendez-vous interrompt une autre tâche. Plusieurs habitudes simples en réduisent le nombre.

La prise de rendez-vous en ligne en absorbe une partie. Elle convient bien aux premières consultations, aux contrôles et aux urgences, d'après une thèse de chirurgie dentaire soutenue à Lille en 2023. Elle se prête moins aux soins longs, pour lesquels le praticien doit donner son avis sur la durée et l'ordre des séances.

Fixez ensuite, une fois pour toutes, la durée de chaque type de rendez-vous : un contrôle, un détartrage, une préparation de couronne, une pose. Celui qui prend le rendez-vous n'a plus à demander au praticien combien de temps prévoir, et le planning colle mieux à la durée réelle des soins.

Enfin, laissez partir les rappels seuls, par SMS, une semaine puis 48 heures avant le rendez-vous. La même thèse montre que les rappels font baisser les absences. Ils évitent aussi à l'assistante une série d'appels la veille.

Des modèles de devis prêts à servir

Un devis de prothèse ou d'orthodontie prend du temps, car il suit un modèle précis. Il indique où la prothèse est fabriquée. Quand le traitement laisse un reste à charge, sa partie « alternatives » présente aussi les solutions sans reste à charge ou à reste à charge modéré.

Remplir ce devis de zéro pour chaque patient revient à refaire le même travail plusieurs fois par semaine. Préparez plutôt des modèles pour vos plans de traitement les plus courants, avec le lieu de fabrication de votre laboratoire habituel et la partie « alternatives » déjà remplis. L'Assurance maladie propose un tableau d'aide pour cette partie du devis.

Prenons un cabinet qui pose surtout des couronnes sur molaire et des bridges de trois éléments. Deux ou trois modèles couvrent alors la plupart de ses devis de prothèse. L'assistante ajuste les montants et la localisation, le praticien relit, et le devis part le jour même.

Un devis remis puis oublié a coûté du temps pour rien. Tenez une liste des devis en attente de signature. Fixez un moment, par exemple chaque vendredi, pour relancer ceux qui dorment depuis plus de quinze jours.

Déléguer la préparation des feuilles de soins

Chaque feuille de soins télétransmise à l'Assurance maladie doit être signée avec votre carte de professionnel de santé (CPS). Si vous signez entre deux patients, cette petite tâche hache votre journée.

Votre assistante peut préparer ces feuilles à votre place avec une carte de personnel d'établissement (CPE). Elle lit la carte Vitale du patient et prépare la feuille. Vous signez le soir, en une fois, les feuilles de la journée avec votre CPS, puis elle se charge de l'envoi. La carte CPE est gratuite, car l'Assurance maladie prend en charge l'abonnement, et elle se demande à votre caisse. En cas de difficulté, un délégué numérique en santé de votre caisse peut venir au cabinet et vous aider gratuitement.

Surveillez ensuite les rejets. Dans les 48 heures qui suivent l'envoi, votre logiciel reçoit le relevé des paiements et des rejets, appelé retour NOEMIE. Une facture rejetée doit être corrigée puis renvoyée pour être payée. Prévoyez un moment fixe chaque semaine pour traiter ces retours avant qu'ils s'accumulent.

Si votre cabinet est bien équipé, l'Assurance maladie peut aussi vous verser un forfait annuel de 490 euros. Il faut pour cela remplir cinq conditions, par exemple télétransmettre au moins 70 % de vos feuilles de soins, puis faire votre déclaration chaque année sur amelipro.

Simplifier les échanges avec le laboratoire

Une prothèse passe par de nombreux échanges : la fiche de travail, l'empreinte, une question sur la teinte, la date de livraison. Quand ces échanges passent à la fois par le téléphone, l'e-mail, une messagerie et le papier, l'assistante perd du temps à retrouver une information ou à appeler pour savoir où en est le travail.

Choisissez un seul canal pour toutes les commandes, et tenez-vous-y avec chaque laboratoire. Utilisez aussi une fiche de travail type, remplie toujours de la même façon. Elle indique le patient, la dent, le type de prothèse, le matériau, la teinte et la date de pose prévue. Une fiche complète évite le coup de fil du laboratoire qui doute d'une teinte.

Fixez le rendez-vous de pose à partir du délai annoncé par le laboratoire, et notez dans l'agenda la date de retour attendue. Vous repérez ainsi un retard avant le jour de la pose, et vous pouvez prévenir le patient au lieu de le faire venir pour rien.

Soignez aussi la façon d'envoyer ces documents. Une fiche ou une photo qui permet de reconnaître le patient contient des données de santé. Avant de l'envoyer par e-mail, chiffrez le fichier, c'est-à-dire protégez-le par un mot de passe, et donnez ce mot de passe au laboratoire par un autre moyen, un SMS par exemple. Pour ces envois, évitez autant que possible les messageries instantanées comme WhatsApp.

Par où commencer

1. Pendant une semaine, notez le temps passé sur le téléphone, les devis, les feuilles de soins et le laboratoire. Attaquez d'abord la tâche qui en prend le plus.
2. Fixez la durée de chaque type de rendez-vous et activez les rappels automatiques.
3. Préparez deux ou trois modèles de devis pour vos plans de traitement les plus fréquents.
4. Demandez à votre caisse d'assurance maladie une carte CPE pour l'assistante.
5. Réservez un moment chaque semaine aux rejets de feuilles de soins et aux devis non signés.
6. Choisissez un seul canal et une fiche de travail type pour le laboratoire.

Assistdent, à côté de votre logiciel

Assistdent est une plateforme pour cabinets dentaires qui vient à côté de votre logiciel actuel, comme Logos, Veasy ou Julie, sans le remplacer. Elle réunit dans une seule interface l'agenda et ses rappels par SMS, le dossier patient, les devis et le suivi des commandes au laboratoire. L'assistante voit où en est chaque prothèse sans appeler le laboratoire. Rien n'est à installer sur un serveur : une adresse web et un identifiant suffisent. Les modules d'Assistdent sont présentés sur le site, et une démonstration de 30 minutes en visio montre comment l'outil se branche à votre installation.