Cabinet dentaire sur plusieurs sites : comment partager l'agenda et répartir les droits par poste ?

Un cabinet ouvre une seconde adresse dans la commune voisine, ou deux cabinets se regroupent sous une même équipe. Les praticiens passent d'un site à l'autre selon les jours, et les patients appellent indifféremment l'un ou l'autre accueil. Un cabinet dentaire multisite, c'est-à-dire installé à plusieurs adresses, doit alors répondre à deux questions : comment partager l'agenda sans erreur, et qui peut voir et modifier quoi à chaque poste. Cet article propose une organisation simple pour les deux.

Cabinet dentaire multisite : les nouvelles questions de l'accueil

Sur un seul site, l'assistante voit les fauteuils, les praticiens et la salle d'attente. Avec deux sites, une partie de l'activité se déroule hors de sa vue. Un patient appelle le premier accueil pour un rendez-vous au second. Un praticien consulte le matin à une adresse et l'après-midi à l'autre.

Les erreurs typiques viennent de ce décalage. Un rendez-vous pris sur le mauvais site, un patient qui se présente à la mauvaise adresse, une prothèse livrée là où le praticien ne consulte pas ce jour-là. Aucune de ces erreurs ne tient au logiciel seul : elles viennent de règles qui n'ont jamais été écrites.

Un agenda par site, ou une vue commune

Le premier choix porte sur la façon de voir l'agenda. Chaque site peut garder son propre agenda, ou toute l'équipe peut consulter une vue commune où chaque site et chaque fauteuil a sa colonne.

La vue commune évite les doubles réservations. L'accueil du premier site voit qu'un praticien consulte au second le jeudi, et ne lui donne pas de rendez-vous ce jour-là à la mauvaise adresse. Elle permet aussi de proposer au patient le créneau libre le plus proche, quel que soit le site.

Pour qu'elle fonctionne, trois réglages comptent.

• Les jours de chaque praticien sur chaque site figurent dans l'agenda, comme des plages réservées.
• Le site apparaît sur chaque rendez-vous, de façon visible, et pas seulement dans une note.
• Le rappel envoyé au patient indique l'adresse du bon site. Vérifiez-le sur un rendez-vous test avant de l'utiliser.

Des règles de prise de rendez-vous communes

Deux accueils qui ne suivent pas les mêmes règles donnent deux cabinets différents aux yeux des patients. Écrivez donc une seule fois, sur une page, les règles que les deux sites appliquent.

• Les motifs de rendez-vous, nommés de la même façon partout, avec leur durée.
• Les créneaux gardés pour les urgences, site par site.
• La façon de confirmer un rendez-vous et de gérer une annulation.
• Les cas où l'accueil oriente le patient vers l'autre site, par exemple quand son praticien y consulte plus tôt.

Ces règles prolongent celles qui servent à réduire les rendez-vous non honorés : un rappel clair et une confirmation simple valent sur les deux sites. Revoyez la page ensemble chaque fois qu'une règle change, pour que les deux accueils l'appliquent le même jour.

Répartir les droits par poste

Les droits désignent ce que chaque personne peut voir et modifier dans l'outil du cabinet. Avec deux sites et une équipe plus grande, donner les mêmes droits à tout le monde devient risqué. Partez du travail réel de chaque poste, et non de l'ancienneté des personnes.

Gardez le rôle d'administrateur, celui qui peut tout régler et créer des accès, pour une ou deux personnes seulement. Sur un poste partagé entre plusieurs personnes, chacune garde son propre identifiant plutôt qu'un compte commun. Chacun reste ainsi responsable de ses actions, et un départ ne bloque pas toute l'équipe.

Les départs, les remplacements et les renforts

Une équipe sur plusieurs sites bouge davantage. Une assistante vient en renfort au second site pendant les congés, un praticien remplaçant arrive pour l'été. Donnez-leur les droits du poste qu'ils occupent, pour la durée prévue, puis retirez-les à la date convenue.

Le jour d'un départ, fermez l'accès de la personne à l'outil le jour même. Changez aussi les mots de passe qu'elle connaissait, comme le recommande la fiche cybersécurité de l'Union française pour la santé bucco-dentaire. Notez ces deux gestes dans la liste de départ, à côté de la remise des clés.

Le laboratoire : savoir à quel site arrive chaque travail

Avec deux adresses, une prothèse peut arriver au mauvais endroit. Le praticien la cherche le matin de la pose, alors qu'elle attend à l'autre accueil. Indiquez donc le site de pose sur chaque commande, à côté de la date de pose, et prévenez chaque laboratoire de vos deux adresses de livraison.

La liste des travaux en cours gagne aussi une colonne pour le site. L'article sur le suivi d'une prothèse avec le laboratoire détaille cette liste et la routine qui permet de repérer un retard avant la pose.

Par où commencer

1. Réunissez une personne de chaque accueil et un praticien pendant une heure.
2. Écrivez les jours de chaque praticien sur chaque site, puis reportez-les dans l'agenda.
3. Rédigez la page des règles de prise de rendez-vous, et affichez-la aux deux accueils.
4. Faites la liste des postes et des droits de chacun, puis comparez-la aux accès réels de l'outil.
5. Ajoutez le site de pose sur le modèle de commande au laboratoire.

Assistdent pour un cabinet sur plusieurs sites

Assistdent est une plateforme en ligne pour les cabinets dentaires, qui s'installe à côté de votre logiciel actuel, comme Logos, Veasy ou Julie, sans le remplacer. Ses champs personnalisables, ses modèles de devis et ses droits par poste s'adaptent du cabinet solo au cabinet sur plusieurs sites. Son agenda repère les conflits, propose des créneaux selon le motif et envoie les rappels par SMS. Rien n'est à installer sur un serveur : une adresse web et un identifiant suffisent, sur chaque site.

Pour voir comment cette organisation s'appliquerait à vos deux adresses, demandez une démonstration de 30 minutes en visio, sans engagement.