Faut-il changer de logiciel dentaire ou lui ajouter un outil à côté ?

Votre logiciel de cabinet tient la facturation et les dossiers depuis des années, mais l'agenda, les devis ou le suivi du laboratoire font perdre du temps à l'équipe. Faut-il changer de logiciel dentaire, ou lui ajouter un outil à côté ? Les deux choix existent, et ils ne demandent pas le même effort au cabinet. Cet article vous aide à décider à partir de vos gênes du quotidien, avec les questions à poser à chaque éditeur.

Partir de ce qui gêne le cabinet au quotidien

Avant de comparer des logiciels, notez ce qui ralentit l'équipe. Pendant une semaine, l'assistante et le praticien relèvent chaque tâche qui prend trop de temps ou oblige à téléphoner. Les mêmes gênes reviennent souvent.

• Un agenda qui ne signale pas les conflits, ou des rappels envoyés à la main.
• Des devis de prothèse refaits de zéro pour chaque patient.
• Des appels au laboratoire pour savoir où en est un travail.
• Des informations dispersées entre le logiciel, un cahier et des e-mails.
• Une facturation qui bloque, ou des rejets de feuilles de soins mal suivis.

Classez ensuite ces gênes en deux groupes. Le premier touche les fonctions de base du logiciel : la facturation, la télétransmission des feuilles de soins, le dossier de soins. Le second touche l'organisation autour : l'agenda, les devis, les échanges avec le laboratoire. Cette distinction guide toute la suite.

Certaines gênes se règlent d'ailleurs sans changer d'outil. L'article pour gagner du temps sur la gestion administrative donne plusieurs habitudes simples, tâche par tâche.

Changer de logiciel dentaire : ce qu'une migration demande

Changer de logiciel revient à remplacer l'outil qui tient la facturation, les feuilles de soins et souvent les dossiers des patients. Ce choix se justifie quand les fonctions de base posent problème. Le logiciel n'évolue plus, le support ne répond pas, ou la facturation bloque trop souvent.

Une migration, c'est-à-dire le passage d'un logiciel à un autre, demande trois chantiers.

• La reprise des données : les dossiers, l'historique des soins, les devis en cours et l'agenda passent de l'ancien logiciel au nouveau.
• La formation de l'équipe : chaque poste apprend de nouveaux écrans, pendant que les patients continuent d'arriver.
• La télétransmission : le nouveau logiciel lit les cartes Vitale et envoie les feuilles de soins dès le premier jour.

Avant de signer, vérifiez que le nouveau logiciel est agréé par le CNDA et homologué par le GIE SESAM-Vitale, et qu'il fonctionne avec vos lecteurs de cartes. Le CNDA est le centre de l'Assurance maladie qui valide les logiciels de facturation.

Prévoyez la bascule à une période calme, par exemple pendant une semaine de vacances. Gardez aussi une marge pour les imprévus, car la première semaine sur un nouveau logiciel est rarement la plus rapide.

Ajouter un outil à côté : ses apports et ses limites

Un outil ajouté à côté laisse le logiciel actuel à sa place. La facturation, la télétransmission et le dossier de soins restent où ils sont. L'outil prend en charge une partie de l'organisation, par exemple l'agenda, les devis ou le suivi des commandes au laboratoire.

Ses apports sont simples à voir. L'équipe garde ses habitudes sur le logiciel qu'elle connaît. Rien n'est à reprendre d'un coup, et l'outil peut se mettre en place une fonction après l'autre.

Ses limites existent aussi. L'outil doit échanger des informations avec le logiciel actuel, sinon l'assistante saisit deux fois le même patient. Il ajoute un écran au poste de travail. Et il ne règle rien si le problème vient de la facturation elle-même.

Un outil à côté convient donc quand le logiciel actuel fait bien son travail de base, et que la gêne vient de l'organisation autour.

La reprise des dossiers patients

Les dossiers des patients ne disparaissent pas avec l'ancien logiciel. Ils restent à conserver et à consulter, pour les patients suivis comme pour ceux qui ne sont pas revenus depuis longtemps. Avant une migration, faites préciser par écrit les points suivants.

• Les données reprises : identité, historique des soins, radios, devis et rendez-vous.
• Le format de l'export, et l'éditeur qui le réalise.
• Les informations qui ne passeront pas d'un logiciel à l'autre, et la façon de les consulter ensuite.
• L'accès en lecture à l'ancien logiciel après la bascule, et sa durée.

Le fichier d'export contient des données de santé : il ne doit jamais transiter par un e-mail non sécurisé. Demandez une remise sur un support chiffré, c'est-à-dire protégé par un mot de passe, ou par un dépôt sécurisé proposé par l'éditeur.

Avec un outil à côté, la question se pose autrement, car les dossiers restent dans le logiciel actuel. Demandez alors quelles informations l'outil lit dans ce logiciel, et lesquelles il garde de son côté.

Les questions à poser à chaque éditeur

Que vous changiez de logiciel ou que vous ajoutiez un outil, posez les mêmes questions à chaque éditeur.

1. Quelles tâches votre outil prend-il en charge, et lesquelles restent au logiciel actuel ?
2. Comment les informations passent-elles d'un outil à l'autre, et faut-il saisir deux fois le même patient ?
3. Qui reprend les données, dans quel format, et selon quel calendrier ?
4. Comment l'équipe est-elle formée, et qui répond en cas de problème ?
5. Que faut-il installer au cabinet : un logiciel sur chaque poste, un serveur, ou une simple adresse web ?
6. Comment récupérer vos données si vous arrêtez un jour ?

Faites écrire les réponses dans le devis ou le contrat. Une démonstration sur vos propres cas, avec vos types de rendez-vous et vos devis courants, vaut mieux qu'une présentation générale.

Remplacer ou compléter : le tableau pour décider

Prenons un cabinet de deux praticiens dont la facturation fonctionne bien. Ses pertes de temps viennent des devis et des appels au laboratoire. Un outil à côté lui évite une migration complète. À l'inverse, un cabinet dont le logiciel ne reçoit plus de mises à jour a intérêt à changer, même si la bascule demande un vrai effort.

Assistdent, à côté de votre logiciel

Assistdent est une plateforme en ligne pour les cabinets dentaires. Elle s'installe à côté de votre logiciel actuel, comme Logos, Veasy ou Julie, sans le remplacer. Ses modules réunissent l'agenda et ses rappels par SMS, le dossier patient sur un seul écran, les devis, le flux laboratoire et un tableau de bord hebdomadaire. Rien n'est à installer sur un serveur : une adresse web et un identifiant suffisent.

Pour voir un outil qui s'installe à côté de votre logiciel sur vos propres cas, demandez une démonstration de 30 minutes en visio. Elle comprend un audit de compatibilité avec votre logiciel actuel, sans engagement.